場面別アサーション

「誰もやらないタスク」を抱え込まない！アサーションで役割と責任を明確にする方法

「これ、誰がやるの？」誰も担当したがらないタスクに直面した時の悩み

ビジネスの現場では、時として担当者が明確でない、いわゆる「グレーゾーン」のタスクが発生します。誰も手を挙げない、あるいは「誰かやってくれるだろう」と静観しているうちに時間が過ぎてしまうことも少なくありません。

このような状況に直面した際、仕事熱心な方ほど「自分がやらなければ」と抱え込んでしまいがちです。結果として、本来の業務を圧迫したり、不公平感を感じたりと、心身ともに負担が増してしまうことがあります。また、タスクが放置されることで、チームやプロジェクト全体の進行が滞るリスクも生じます。

このような「誰もやらないタスク」に対して、アサーションのスキルが非常に有効です。アサーションを用いることで、感情的にならず、相手を責めることもなく、状況を建設的に整理し、役割や責任を明確にすることができます。

この記事では、「誰もやらないタスク」にどのように向き合い、アサーションを使って適切に対応していくかについて、具体的な場面と表現例、そして実践方法をご紹介します。

なぜ「誰もやらないタスク」が発生するのか？

「誰もやらないタスク」が発生する背景には、いくつかの要因が考えられます。

• 担当領域の曖昧さ: 複数の部署や担当者にまたがるタスクで、責任範囲が明確に定義されていない。
• 専門性の欠如: 誰にとっても専門外の分野で、誰も自信を持って着手できない。
• 優先度の低さ: 他の緊急度の高いタスクに追われ、後回しにされがち。
• 見落とし: 会議や議論の中で発生したが、議事録に明確な担当が記載されなかった。
• 心理的な抵抗: 面倒、困難、失敗のリスクが高い、といった理由で誰も引き受けたがらない。

これらの状況は、意図的な無責任さというよりは、コミュニケーション不足や体制の問題から生じることが多いです。しかし、それが個人の負担になってしまう前に、アサーションによって状況を動かすことが重要です。

アサーションが「誰もやらないタスク」を解決する鍵となる理由

アサーションは、相手の権利や感情を尊重しながら、自分の意見、感情、要求を率直かつ誠実に伝えるコミュニケーションスキルです。「誰もやらないタスク」の状況において、アサーションは以下の点で役立ちます。

1. 状況の明確化: タスクの存在や重要性、担当が不明確であるという事実を冷静に伝えることで、議論の出発点を作ります。
2. 課題の共有: 特定の個人だけでなく、チームや組織全体としてこのタスクにどう向き合うべきかという課題として共有を促します。
3. 役割と責任の定義: 誰が、いつまでに、どこまでを担当するのか、あるいは誰が担当すべきなのか、建設的な話し合いを始めるきっかけを提供します。
4. 健全な自己主張: 自分の現在の業務負荷や専門性を正直に伝え、無理な引き受けや不公平な負担を防ぎます。
5. 協力の促進: 他の人への協力依頼や、共同での取り組みを提案することで、タスク解決に向けたチームワークを引き出します。

具体的な場面とアサーション表現例

ここでは、「誰もやらないタスク」に直面する可能性のある具体的なビジネスシーンを想定し、アサーション表現の例文とその意図をご紹介します。

場面1：会議中、誰も手を挙げないタスクが発生した場合

新しいプロジェクトの推進にあたり、特定の調査タスクが必要だと議論されましたが、その後の担当者の確認が曖昧なまま話が進みそうです。

• タスクの目的と範囲を確認するアサーション（曖昧さの解消）

  • 表現例: 「すみません、先ほど〇〇（タスク名）の必要性が議論されましたが、こちらのタスクの目的や、具体的にどこまでの範囲で行うかについて、もう少し詳しく確認させていただけますでしょうか。担当者についてはいかがなさいますか？」
  • 意図: タスクが曖昧なまま流れてしまうのを防ぎ、タスクの定義と担当者決定の議論を促します。事実に基づいた問いかけであり、追及するトーンではありません。

• 現状の業務負荷を伝え、協力を促すアサーション（抱え込み防止）

  • 表現例: 「〇〇（タスク名）は重要なタスクだと認識しております。私の現在の業務状況としましては、△△と□□の対応で手一杯な状況です。どなたかご担当いただくか、あるいは複数名で分担するのはいかがでしょうか？」
  • 意図: 自分の状況を正直に伝えつつ、タスクの重要性は認め、チームとしての解決策（分担など）を提案しています。「できません」と突き放すのではなく、建設的な姿勢を示しています。

• 条件付きで引き受けるアサーション（貢献意欲と線引き）

  • 表現例: 「もし他に担当される方がいらっしゃらなければ、〇〇（タスク名）の一部である△△の調査であれば、来週後半から着手できる可能性があります。ただし、□□の業務との兼ね合いで、全体の期日についてはご相談させていただけますでしょうか。」
  • 意図: 全てを抱え込むのではなく、自分のキャパシティで可能な範囲や条件を明確に示します。貢献する意思を見せつつ、無理のない範囲で引き受けるための線引きです。

場面2：個別に「これお願いできない？」と振られた、担当不明なタスク

他の部署の同僚から、特定の資料作成を「これ、誰がやるか決まってないんだけど、得意そうだからお願いできない？」と個人的に依頼された。自分の担当領域ではない。

• タスクの背景と期日を確認するアサーション

  • 表現例: 「この資料についてありがとうございます。この資料はどのような目的で、いつまでに必要になりますでしょうか？また、本来はどちらの部署や担当者が作成するものなのでしょうか？」
  • 意図: 依頼の背景と正式な担当者を確認することで、そのタスクが本来誰の責任であるか、安易に引き受けて良いものかを見極めるための情報収集です。

• 自分の業務範囲外であることを伝えるアサーション（断る）

  • 表現例: 「ご相談いただきありがとうございます。拝見しましたが、この資料の作成は私の担当している業務領域とは異なるため、適切に対応することが難しい状況です。申し訳ございません。」
  • 意図: 曖昧な返事をせず、きっぱりと断ります。断る理由を「担当領域外」と明確に伝えることで、個人的な感情や能力の問題ではなく、組織上の役割分担に基づく判断であることを示します。

• 他の担当者を提案する/一緒に考える提案のアサーション

  • 表現例: 「ご相談いただいた資料についてですが、私の担当領域外ではあるのですが、〇〇さんの専門分野に近いかもしれません。あるいは、△△部の□□さんが関連情報をお持ちかもしれませんね。もしよろしければ、一緒に担当部署や担当者を探してみましょうか？」
  • 意図: ただ断るだけでなく、代替案や協力する姿勢を示すことで、相手への配慮を示し、関係性を維持します。タスク解決に向けた貢献の形を変えて提案しています。

アサーションスキル向上のための具体的な練習法

「誰もやらないタスク」に対してアサーションを効果的に使うためには、日頃からの練習が大切です。一人でも取り組めるステップをご紹介します。

ステップ1：自己分析 - 自分の「グレーゾーン」反応パターンを知る

• 過去に「誰もやらないタスク」にどう対応したか、具体的な例を思い出してみましょう。
• その時、どのような気持ち（負担、不公平感、不安など）を感じましたか？
• どのように対応すれば良かったと感じるか、理想的な対応を考えて書き出してみましょう。

ステップ2：ロールプレイング（脳内または録音）

• 想定される「誰もやらないタスク」の状況を具体的に設定します。
• その状況で、自分が伝えたいこと（状況確認、業務負荷、線引き、提案など）をアサーションの形式（I（アイ）メッセージなど）で声に出してみます。
• 一人で練習する場合は、状況設定を変えたり、相手の反応を想像しながらいくつかのパターンを試してみましょう。可能であれば、スマートフォンなどで自分の声を録音し、聞き返してみるのも客観的な視点を持つために有効です。信頼できる同僚や友人とのロールプレイングも非常に効果的です。

ステップ3：スモールステップで実践する

• いきなり重要な場面で完璧なアサーションをしようとせず、日常の小さなことから試してみましょう。
• 例：「〇〇の資料、どこにありますか？」「この件、どなたにご確認すれば良いでしょうか？」など、担当者が不明な情報を確認する問いかけから始める。
• 慣れてきたら、「この件、△△さんにご担当いただくのが良いかと存じますが、いかがでしょうか？」「申し訳ありません、その時間帯は既に別の予定が入っております。」のように、より具体的な提案や断りを取り入れていきます。

アサーションを行う上での心構え

「誰もやらないタスク」に対してアサーションを行う際に意識したい心構えです。

• 事実に基づいた描写: 感情や憶測ではなく、「〇〇のタスクについて、担当者が明確になっていないように見受けられます」「現在、△△と□□の業務を抱えております」のように、客観的な事実を伝えます。
• 主語を「私」にする（Iメッセージ）: 「あなたは何もやらない」ではなく、「私は〜と感じています」「私は〜の状況です」と、自分の状態や感情を主体として伝えます。
• 相手への配慮: 相手の状況にも配慮する姿勢を見せます。「お忙しいところ恐縮ですが」「何か良い方法はないかと思いまして」といったクッション言葉を用いることも有効です。
• 即答しない選択肢: 「すぐに返答できませんので、一度持ち帰って確認させていただけますでしょうか」と伝えることで、衝動的に引き受けてしまうことを避け、冷静に判断する時間を作ります。

まとめ：アサーションで「抱え込み」から「明確な協力」へ

「誰もやらないタスク」に一人で立ち向かい、抱え込んでしまうことは、個人の能力をすり減らし、チーム全体の生産性も低下させる可能性があります。アサーションは、この状況を個人の問題にせず、チームや組織としての課題として捉え直し、建設的に解決していくための強力なツールです。

すぐに完璧にこなすことは難しくても、まずは小さな一歩から始めてみてください。状況を明確に問いかけること、自分の状況を正直に伝えること、代替案を提案することなど、できることから練習を重ねることで、徐々に「誰もやらないタスク」に適切に対応するスキルが身についていくはずです。

アサーションを通じて、健全な役割分担と協力体制を築き、あなた自身の業務負担を軽減しながら、より質の高い仕事に取り組めるようになることを願っています。